Kai-zen, cambiare migliorando, dentro e fuori l’azienda

«Ordine, buona condotta, pulizia, pulizia standardizzata e disciplina per il buon governo dell’azienda». Quasi una filosofia zen. E zen è la metà della mela “Kai-zen”, che è un approccio ibrido giapponese, da matrice occidentale all’industrializzazione moderna. Il termine, inventato nel 1986 da MaasakiImai, economista e fondatore del Kaizen Institute, sintetizza un approccio metodologico alla conduzione d’azienda nato in Giappone dopo la seconda guerra mondiale e che proietta le aziende e la filosofia della “qualità” nel futuro, affondando le proprie radici nel passato, in una cultura millenaria, come quella giapponese.

Kaizen, l’approccio giapponese alla moderna produzione, si basa sui termini kai (cambiamento, miglioramento) – zen (buono, migliore) ovvero,“un cambiamento che tende al miglioramento”.

La natura trasversale dell’approccio Kaizen ha fatto sì che esso si diffondesse in vari ambiti:

• come pratica economica e in riferimento all’efficienza dei fattori produttivi
• come approccio per i sistemi di gestione della qualità legandosi al lean manufacturing (TQM)
• come strategia comportamentale sviluppando una pratica diretta al miglioramento costante che ha avuto recentemente riscontro anche nelle strategie di sviluppo personale e nel coaching.

La base del rinnovamento Kaizen è quella di incoraggiare ogni persona ad apportare ogni giorno sul luogo di lavoro piccoli cambiamenti il cui effetto complessivo diventa un processo di selezione e miglioramento dell’intera organizzazione. La strategia Kaizen come filosofia aziendale pone come proprio fondamento il rinnovamento a piccoli passi, da farsi giorno dopo giorno, con continuità. Il pilastro di questa filosofia è che qualsiasi miglioramento non può aver luogo se non provenendo dal basso: le soluzioni vincenti non vengono solo dal management, ma l’”engagement alla soluzione” è diretto ai dipendenti, e i manager diventano in qualche modo supporter dei loro collaboratori: in Toyota, primaria azienda giapponese produttrice di automobili, questo sistema organizzativo si sperimenta con successo dagli anni sessanta del secolo scorso sviluppandosi all’ennesima potenza, tanto che spesso tale approccio viene indicato dagli addetti ai lavori come Toyota Way.

Erroneamente associato solo a concetti di taglio, riduzione, eliminazione, il Kaizen nasce e si sviluppa nel mondo orientale e da lì trae la sua essenza filosofica. Non è “tagliare lo spreco” il cuore della questione, ma accettare le cose per quello che sono. La vita in Giappone è basata sulla relazione tra corpo e mente e sull’abilità di tirare fuori il meglio da ogni persona. Questa relazione si riflette nelle condizioni dell’ambiente in cui si vive. Ad esempio, le stanze giapponesi appaiono impeccabilmente curate non perché viene eliminato ciò che non va, ma perché tutti gli elementi sono stati messi in ordine e armonizzati.

L’approccio kaizen al luogo di lavoro recupera questi valori di armonia ed essenzialità, attraverso le 5S:

1. Seiri (Ordine) comporta l’eliminazione del superfluo
2. Seiton (Stabilizzazione) segue la fase di Seiri e presuppone l’identificazione degli spazi essenziali
3. Seiso (Pulizia) del posto di lavoro e delle attrezzature
4. Seiketsu (Standardizzazione) tutte le postazioni di lavoro riferibili ad una identica funzione devono essere uguali ed intercambiabili
5. Shitsuke (Sostenere) una volta stabilita una prassi essa dev’essere mantenuta e nel caso migliorata

Secondo la filosofia Kaizen l’armonia esterna ottenuta dall’applicazione di questi principi nella gestione del luogo di lavoro si rifletterà in un’armonia interna che non potrà non portare a un miglioramento della situazione. Passo dopo passo. Giorno dopo giorno.

C’è in tutto questo un chiaro rimando alle arti marziali in cui l’arma tradizionale è la spada, legata alla tradizione Bushido, la via del samurai, in Giappone.

Per essere efficaci, nella “via del samurai” bisogna “ripulire” la tecnica da ogni movimento superfluo, e la “pulizia” è possibile solo rimuovendo ogni disordine dalla mente. Ecco perché, ad esempio, tenere in ordine gli spazi domestici è il primo passo per uno sviluppo comportamentale che dà alla mente il messaggio che tutto va bene e che quello che si sta facendo è ottimizzare ciò che già funziona per renderlo perfetto allo scopo di sopravvivere. Il termine “sopravvivenza” rimanda all’originale concetto di Kaizened che è il segreto dell’incredibile motivazione dei giapponesi. Dall’ordine domestico, all’ordine sul luogo di lavoro il passo si è compiuto con l’introduzione del Kaizen e delle 5S in realtà industriali come Toyota.

Quando l’azienda era nel pieno sviluppo come industria automobilistica, sopravvivere era il primo obiettivo. E la sopravvivenza richiede disciplina e una serie di azioni ordinate e migliorative che tutti nel loro piccolo devono compiere. Ecco il collegamento con la filosofia delle arti marziali e la tradizione della cultura giapponese dell’armonia. Così, affondando le proprie radici nel Bushido, possiamo comprendere quanto il Kaizen rappresenti in un certo senso lo spirito di un popolo e un codice di condotta personale che si riflette e si amplia in una concezione comunitaria della società che non ha eguali nel mondo occidentale.

Pur così contestuale al paese e alla cultura che l’ha prodotta, la filosofia Kaizen ha avuto e continua ad avere ampio riscontro nel mondo produttivo occidentale: i suoi valori condivisibili, la tensione al miglioramento e la sua visione comunitaria restano una valida fonte di ispirazione per la vita personale come per quella professionale.

Per approfondimenti: GembaKaizen. Un approccio operativo alle strategie del miglioramento continuo. Con le storie delle aziende italiane che ce l’hanno fatta, MasaakiImai, Franco Angeli (2015)